FAQ – Häufig gestellte Fragen und Antworten zur KassenSichV

Bei der neuen Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, treten häufig grundlegende Fragen auf. Im Folgenden findet sich eine Auflistung der häufigsten Fragen und die entsprechenden Antworten zum Thema.

Disclaimer

Alle Angaben dieser FAQ erfolgen ohne Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit. Letzteres gilt auch für Informationen aus Quellen Dritter, für die Scheidt & Bachmann GmbH ebenfalls nicht einsteht, wenn diese in den FAQ Verwendung finden. Die Überlassung dieser FAQ erfolgt ausschließlich für den internen Gebrauch des Empfängers im Zusammenhang mit den Produkten der Scheidt & Bachmann GmbH im Bereich Fuel Retail Solutions. Die FAQ stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen diese auch nicht. Die Rechtsberatung kann daher nur individuell unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls erfolgen und wird durch Scheidt & Bachmann GmbH nicht vorgenommen. Gleiches gilt für die Notwendigkeit und den Bedarf einer solchen, welche von Scheidt & Bachmann GmbH ebenfalls nicht geprüft werden.

Die lokale Verbindungslösung wird im ersten Schritt von uns realisiert, weil die Zertifizierung der lokalen Lösung früher erfolgt ist. Diese Lösung soll auch vor Latenzprobleme im Netz schützen, was den Wunsch unserer Kunden darstellt.

Der vorgesehene TSE-USB Stick wird recht klein sein, vergleichbar mit dem „Nanoreceiver“ einer kabellosen USB-Maus. Somit sollten Platzprobleme vermieden werden. Die Verfügbarkeit von freien USB-Steckplätzen wurde überprüft. Wir planen in zweiten Schritt auch eine von der lokalen Verbindungslösung unabhängige Cloud-Lösung anzubinden.

Der Begriff „Belegausgabepflicht“ ergibt sich aus folgender Regelung des § 146a Absatz 2 Abgabenordnung (kurz: AO - Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme)

„(2) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht). Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden. Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von (noch) nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von dieser Belegausgabeverpflichtung befreien. Diese Befreiung kann allerdings widerrufen werden.“

Der aktuelle Wortlaut der AO kann unter anderem auf der Webseite des Bundesamtes für Justiz (BfJ) „www.gesetze-im-internet.de“ eingesehen werden.

Die Registrierung der TSE ist kein Service von Scheidt & Bachmann. Bei der Online-Registrierung durch den TS-Partner sind Umsatzsteuer-Identitätsnummer und weitere persönliche Daten erforderlich anzugeben. Eine Übernahme dieses Vorgangs wird deshalb aus Datenschutzgründen von Scheidt & Bachmann nicht angeboten.

Ansprechpartner für die technische Funktionalität oder technische Defekte im Hinblick auf Scheidt & Bachmann Produkte ist allein die Fa. Scheidt & Bachmann – Fachbereich Fuel Retail Solutions. Für finanz- bzw. steuerrelevante Inhalte und Fragestellungen erteilt Scheidt & Bachmann keine Auskünfte.  Hier sollten zuständige Finanzämter oder Fachberater notwendige Informationen liefern können.

Nach der Installation des TSE USB Sticks wird im POS Menü die Seriennummer von der TSE ausgelesen und übernommen und es muss nur im Ausnahmefall (worst case) einmal gebootet werden. Scheidt & Bachmann wird eine Anleitung erstellen, wie der USB Stick anzuschließen ist und wie die Aktivierung erfolgen soll. Der Boot würde je nach Hardware 10-15 Minuten dauern, in denen an dem jeweiligen POS kein Verkauf möglich ist.

Im technischen bzw. funktionalen Fehlerfall sollte die TSE so schnell wie möglich repariert bzw. ausgetauscht werden. Die Erstinstallation der TSE muss aus gesetzlichen Gründen bis zum 30.09.2020 erfolgen. Bei einer fehlerhaften TSE werden die Verkäufe in dem Zeitraum bis zur Reparatur oder Austausch im Journal und gemäß der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung  (GoBD) erfasst. Sie können jedoch nicht signiert werden und sie werden auch nachträglich in der TSE nicht mehr signiert.

Es soll eine Mitteilung nach § 146a, Absatz 4 AO erfolgen. Die Registrierung wird voraussichtlich digital erfolgen. Der Zeitpunkt und die Art und Weise der elektronischen Übermittlung soll noch im Bundessteuerblatt Teil 1 gesondert bekannt gegeben werden.  (Quelle: https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Aktuelles/Meldepflicht_eKassen.php, Stand 09.01.2020).

Die microSD-Karte hat einen Speicher von 8GB. Die Speicherung der Daten erfolgt nach der Signierung auf dem Kassensystem. Eine dauerhafte Speicherung sollte per Export-Datei auf einem separaten Medium erfolgen (wie bei GoBD).

Auch die TSE speichert die Transaktionen. Die eigentliche dauerhafte Speicherung erfolgt wie bei GoBD im System bzw. muss dann zyklisch durch den TS-Betreiber lokal oder zentral (z.B. nach eurodata) ausgelagert und gespeichert werden.

Geplant ist, die heutige GoBD Datei mit den signierten Daten der TSE und DSFinV-K (Digitale Schnittstelle Finanzverwaltung-Kasse) zu erweitern.

Der Steuerpflichtige, also in der Regel der TS-Betreiber hat unverzüglich die jeweilige Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die Anforderungen des § 146a AO schnellstmöglich wieder eingehalten werden. Ausfallzeiten und -grund einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sind zu dokumentieren (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.6).

Detaillierte Information zu den Bedienungsabläufen werden als separate Datei von Scheidt & Bachmann zur Verfügung gestellt und mit der TSE zugestellt. Die Installation via Remote ist ausschließlich als Fallback-Lösung zu sehen, sollte der Installationsversuch durch den Partner fehlschlagen.

Aktuell erfolgt eine Anbindung an die Netzwerkkontrolle und es werden Alarm-/ Fehlermeldungen übermittelt, wenn die TSE nicht funktionsfähig ist. Die tägliche Anwendung für den TS-Betreiber/Partner wird sich daher in diesem Zusammenhang und nach derzeitigem Stand, nicht erkennbar verändern.

Es besteht die Möglichkeit, einen USB-LAN-Adapter für das Tablett durch eine sogenannte virtuelle Maschine zu verwenden. Darüber hinaus ist zukünftig eine Entwicklung für die Cloud-Implementierung geplant. Der für diese Lösungen notwendige Zeitrahmen ist derzeit allerdings noch nicht planbar und damit unbekannt.

Alle finanzrechtlichen Anforderungen der GoBD werden auch weiterhin systemseitig erstellt und exportiert. Dies beinhaltet z.B. Reports wie z.B. zu Wareneingang und Inventurdaten, die aktuell noch nicht in der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz: DSFinV-K)  enthalten sind. Darüber hinaus sind dann die gesetzlichen Anforderungen der Kassensicherheitsverordnung zu berücksichtigen.

Ein TSE-Funktionsausfall hat keinen Einfluss auf den Verkauf. Die Belegerstellung erfolgt in diesem Fall dann ohne Signierung. Zum jetzigen Zeitpunkt werden entsprechend fehlerhafte Belege gem. aktuellem Gesetzesstand (Feb. 2020) wie auch vom Finanzamt und nach unserem Kenntnisstand (noch) nicht bemängelt.

Bei jedem Verkauf werden die Daten von der TSE Einheit signiert und auf dem Kassensystem gespeichert. So ist der Export der Daten nach Wiederherstellung der Online Anbindung bei lokaler Speicherung auf einem externen Speichermedium jederzeit möglich. Die Größe des Speicherplatzes der TSE Einheit ist für die Speicherung der Daten irrelevant.

Die DSFinV-K wird Bestandteil des KassenSichV- Releases sein.

Die Daten sind entweder lokal oder zentral bei einem IT Serviceprovider (z.B. eurodata) gespeichert. Der Steuerberater kann somit identisch zu den bisherigen GoBD Daten über die lokalen Sicherungsdateien des Steuerpflichtigen bzw. über die Schnittstelle des Anbieters für die zentrale  Sicherung auf diese Daten zugreifen.

Die TSE Hardware-Lieferanten unterlaufen einen Zertifizierungsprozess, auf den Scheidt & Bachmann keinen Einfluss hat. Im Fehlerfalle der TSE gehen keine Daten verloren, sondern werden nicht mehr signiert. Die Speicherung der Verkaufsdaten erfolgt dann weiterhin im elektronischen Journal und in den GoBD Daten. Eine nachträgliche Signierung der Verkaufsdaten nach der Reparatur oder dem Austausch der TSE ist bisher weder vom Gesetzgeber noch von den Zertifizierungsstellen vorgesehen bzw. gefordert.

Die mit einer Signatur abgesicherten Daten können exportiert werden und außerhalb der Technischen Sicherheitseinrichtung aufbewahrt werden. Hierbei muss natürlich auf eine sichere und vorschriftenkonforme Aufbewahrung geachtet werden. (Quelle:  https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/Grundaufzeichnungen/FAQ/faq_node.html;jsessionid=865FA6B36DDEEA7B06172BC9D1ED7ED9.2_cid351#faq12383956)

Die TSE besitzt eine Funktion zum Export der gespeicherten Daten. Diese exportierten Daten können an geeigneter Stelle sicher aufbewahrt werden. Hierbei sind die steuerlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Wenn die Daten zur Prüfung angefordert werden, müssen Sie im Export-Format der Sicherheitseinrichtung übergeben werden.

Nach Nr. 1.3 des AEAO zu § 146a muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine Gruppe elektronischer Aufzeichnungssysteme bei störungsfreier Verwendung genau einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zugeordnet sein. Bei Nutzung einer zweiten TSE ist ebenfalls grundsätzlich der Mitteilungspflicht gemäß § 146a Abs. 4 AO nachzukommen.

Im Falle eines Ausfalls des elektronischen Kassensystems z.B. durch technischen Defekt oder Stromausfall ist zu empfehlen, sich eine offene Ladenkasse mit zugehörigen Quittungsblock in greifbare Nähe zu legen. Dieser Ausfall muss zwingend dokumentiert werden und durch einen Beleg der Wartungsfirma oder des Stromversorgers bestätigt werden.

In dem Zusammenhang gab es die „Kleine Anfrage“ der FDP-Fraktion (19/15262), ob auf die Pflicht zur Ausgabe von Kassenbelegen verzichtet werden kann. Die Antwort der  Bundesregierung (19/15672) lautete ja. Das sei beispielsweise bei einem Stromausfall, Wasserschaden oder einem Ausfall der Belegausgabe-Einheit der Fall – oder wenn die Belegausgabepflicht für den Steuerpflichtigen im konkreten Einzelfall unzumutbar sei. Der einzelne Fall werde dann vom zuständigen Finanzamt geprüft.

Rechtsbindende Informationen hierzu kann Ihnen das zuständige Finanzamt geben.